El email marketing continúa siendo la técnica de marketing digital más efectiva. Según estudios realizados, el email marketing ofrece una tasa de apertura superior al 20%, a un bajo coste y con una capacidad de segmentar, escalar, medir y optimizar las campañas de manera ágil, sencilla y precisa. Además, existe una forma de mejorar todavía más estas características: a través de las automatizaciones de email marketing.

En este artículo, te contaremos en qué consiste la automatización de correos electrónicos y cómo puedes implementarla en tu sitio web una vez recibes un formulario de contacto.

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¿Qué son las automatizaciones en el email marketing o Marketing Automation?

Las automatizaciones en el email marketing se han aplicado en los últimos años debido a que no solo han logrado simplificar el envío de correos, sino también mejorar notablemente los procesos de marketing y ventas gracias al uso de software que optimiza y agiliza tareas repetitivas. 

Concretamente, el marketing automation permite automatizar envíos de correos personalizados a una base de datos de leads adaptados a cada cliente y situación de éste. 

La personalización se basa en el uso adecuado de los datos demográficos, personales, empresa, intereses o comportamentales que poseemos y usamos a nuestro favor para interactuar con el cliente potencial.

El workflow como pilar fundamental en la automatización del email marketing

El workflow es un concepto clave en la automatización del email marketing. Hace referencia al conjunto de secuencias de emails automatizados que enviaremos a los clientes potenciales que han completado un formulario, por ejemplo, como lo abordamos en este artículo, pero podría usarse para cualquier situación. Los workflows, dentro del email marketing tienen numerosos usos: marca, remarketing, lead scoring o nutrición de leads, entre otros.

Desencadenante del workflow 

En el workflow se plantean varios tipos distintos de correos y rutas específicas, según los criterios que hayamos definido previamente. Se establece, en primer lugar, un desencadenante para que el workflow se active, por ejemplo, las características y el tamaño de la empresa o una interacción específica del usuario en una página determinada de nuestro sitio web.

A partir de aquí, se diseñan los diferentes recorridos que podría tomar el usuario, en los que definiremos las etapas, qué correos se enviarán y en qué orden, y las condiciones que deben cumplirse para que cada correo se active.

Estas condiciones deben contemplar las indicaciones correctas de que un determinado mensaje será de interés para el interesado. Por ejemplo, si elaboramos un correo ofreciendo un caso de uso de una herramienta, el suscriptor tendría que haber demostrado un interés previo en un correo anterior, como la descarga del folleto promocional de dicha herramienta, o bien, como en nuestro caso, solicitar información al respecto mediante un formulario de contacto.

Automatizaciones de email marketing que puedes implementar tras recibir un formulario de contacto desde tu página web

El email marketing para incrementar tus ventas resulta infalible, por eso, pasemos ahora pasamos a la parte práctica. Te mostramos varias alternativas de cómo aplicar el marketing automation a tu favor, una vez recibas un nuevo formulario de contacto desde tu sitio web.

Workflow para secuencia de bienvenida y onboarding

El objetivo de este workflow es hacer una primera toma de contacto rápida con el interesado, para mantenerlo en el top of mind e informarlo con contenido educativo de su interés. 

1. 1. Enviar un primer correo inmediatamente después de que el usuario complete el formulario de registro para agradecer su suscripción. Este correo debe contener un mensaje de agradecimiento junto con una breve presentación de la empresa y una descripción de sus principales atributos, alineados con los intereses y necesidades del público objetivo.
2. 2. Durante las primeras semanas, y al menos dos días después del primer correo, se debe construir una secuencia de correos que ofrezcan contenido informativo y educativo no publicitario. Este contenido debe resaltar las bondades de nuestro producto o servicio, como whitepapers o artículos del blog relacionados con el interés del lead. Es crucial diseñar el workflow para que se envíe contenido relevante según el interés mostrado por el usuario en correos anteriores.
3. 3. Si el usuario ha mostrado interés en el contenido anterior, se debe programar un correo con contenido de decisión (casos de uso, casos de éxito, folletos de la solución) con un call to action que guíe al usuario a la compra o a realizar una determinada acción, como asistir a un webinar. Si no ha mostrado interés, programar un correo de recordatorio en el workflow tras varias semanas.
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Encuesta de necesidades y requerimientos para conocer al cliente

Otra alternativa o uso que podemos dar a nuestro workflow, consiste en desencadenar un flujo de emails que inciten al cliente potencial a darnos mayor información sobre su empresa, necesidades y requerimientos, de forma que nos facilite la calificación del lead.

1. 1. Enviar un primer correo solicitando amablemente la participación en la encuesta, explicando el motivo de esta y destacando los beneficios para el cliente al completarla. No se trata de ofrecer un incentivo, sino de explicar cómo sus opiniones serán escuchadas y cómo se adecuará ese aspecto a las peticiones más demandadas. El correo debe programarse para que la encuesta se realice en un momento en que el usuario tenga presente el tema que queremos conocer. Por ejemplo, si queremos conocer su opinión sobre un servicio que ofrecemos, es conveniente que complete la encuesta pocos días después de haber recibido el servicio.
2. 2. Tras 2-3 días, programar un correo de seguimiento para que el usuario complete la encuesta si no lo ha hecho con el primer correo.
3. 3. Enviar un segundo correo de seguimiento si el usuario sigue sin completar la encuesta. Esta vez, el intervalo de tiempo entre envíos debe ser mayor y se pueden ofrecer incentivos como descuentos o acceso a contenido exclusivo para fomentar la participación. No conviene insistir más allá de este punto.
4. 4. Programar un desencadenante cuando se complete la encuesta, enviando un correo de agradecimiento.
   
   

Secuencias para educar sobre un tema específico

Para asegurarnos de que el usuario disponga de información relevante sobre cómo nuestro producto o servicio satisface sus necesidades, especialmente en procesos de decisión de compra largos como en muchos negocios B2B, es útil crear una automatización de email marketing con contenido educativo.

1. 1. Enviar un correo inicial con conceptos básicos que explique por qué es importante conocer la temática tratada, centrándonos en aquellos beneficios de interés para el usuario. El mensaje debe ser conciso y directo, para motivar al usuario a profundizar más.
2. 2. Elaborar correos progresivos que profundicen en la temática, asegurándonos de que en cada correo el usuario perciba una utilidad. Por ejemplo, enseñar qué herramientas o métodos usar para abordar una situación de manera efectiva. Programa la sucesión de envíos de correos de manera que se manden si el usuario completa una acción, como hacer clic en un blog o descargar un documento adjunto. Comenzar con un correo semanal.
3. 3. Programar un último correo para aquellos usuarios que hayan demostrado interés a lo largo del workflow, resumiendo los puntos clave tratados y ofreciendo algún tipo de incentivo que recompense su lealtad o interés, como acceso a una comunidad exclusiva o una prueba gratuita de una herramienta.
   
   

Workflow de recomendaciones y promociones basadas en el comportamiento

Para esta automatización de email marketing, necesitamos información clave en el CRM sobre el comportamiento del usuario que nos permita identificar los productos o servicios, así como el mensaje que más resuene con este lead específico. Información como las páginas visitadas, historial de compras, visita a página de precios y contenido descargado es fundamental.

Identifica qué acciones del usuario en el sitio web indican un interés genuino en nuestro producto o servicio. Por ejemplo, si este agrega un producto al carrito, sabemos que es de su interés. 

1. 1. Programa un correo inicial que se active dos días después de la acción desencadenante. El objetivo es volver a captar la atención del usuario y mantener presente el producto. Crea un correo para cada tipo de segmento según el grado de interés en realizar una compra; no demuestra el mismo interés alguien que visita una página de producto que alguien que agrega un producto al carrito.
2. 2. Prepara un workflow de correos de seguimiento. Para promover la compra, es útil que los sucesivos correos frezcan incentivos cada vez mayores y generen urgencia, como ofertas temporales o regalos con la compra en un periodo determinado. La periodicidad recomendada para estos correos es más espaciada (una semana o quincenalmente) y no superar más de tres correos de seguimiento, ya que las promociones y recomendaciones saturan fácilmente al usuario.
   
   

Workflow con contenido actualizado de tu blog

Todo formulario de contacto completado se puede convertir también en un suscriptor a nuestro boletín del blog. Con este workflow te asegurarás que tus leads recibirán las ultimas actualizaciones de contenidos que publiques en tu blog, manteniéndolos conectados con tu marca. Conoce como crear tu newsletter perfecta:

1. 1. El primer correo del workflow se puede programar para enviarse semanal o quincenalmente con las publicaciones realizadas durante ese periodo. El correo debe contener un resumen de los artículos con los puntos clave y un enlace a la publicación. Si somos muy prolíficos en la publicación de contenido, podemos dividirlo por temáticas y automatizar el envío de correos según el interés de los suscriptores en dichas temáticas.
2. 2. Programa un segundo correo mensual o trimestral con una selección de los contenidos más exitosos o relevantes, según el historial de interacciones recopilado en correos previos. El número de clics en los enlaces es un indicativo claro de interés.